Что делать с документами

При ликвидации юридического лица возникает необходимость решить непростой вопрос: как поступить с имеющимися документами? Согласно действующему законодательству, бухгалтерские документы должны храниться от пяти до десяти лет (в особых случаях). Кадровые документы сохраняются в течение 75 лет, либо постоянно. Документация с длительным сроком хранения после ликвидации предприятия должна храниться в специализированном архиве. При этом неважно, была организация частной или государственной. Необходимость передачи документов в архив обусловлена прежде всего соблюдение законных правам сотрудников предприятия, связанных с назначением трудовой пенсии и иных форм материальных выплат. В процессе ликвидации каждый компания должна выполнять требования архивного законодательства РФ, ведь от того насколько ответственно будет выполнена подготовка документов к передаче на хранение, зависит будущее материального благосостояния сотрудников. За нарушение архивного законодательства руководству предприятия назначаются суровые санкции – персональные штрафы, а также, административная и уголовная ответственность.
По истечению указанного в законе срока хранения создается комиссия, которая проводит экспертизу ценности документов, и по окончании экспертизы составляется акт о выделении дел к уничтожению с указанием статей на основании которых проводится законное уничтожение.

Документы после ликвидации предприятия могут быть переданы либо в государственный архив, либо в специализированный центр по хранению документов. Подготовка к хранению осуществляется в несколько этапов. Она состоит из экспертизы ценности, формирования дел, составления описей и переплетов. Работа по подготовке к передаче дел на хранение крайне сложна и требует от исполнителей специального образования, твердых навыков и может быть выполнена только профессионалами архивного дела.
Опытные профессионалы из компании «Архив Нева» выполнят для Вас весь перечень работ, в полном соответствии с законодательством РФ и, тем самым, полностью снимут риски, возникающие при небрежном обращении с документами любого срока хранения. Мы выполним все работы «под ключ», включая логистику, маркировку, оцифровку, переплеты и т. д. «Архив Нева» дает бессрочную гарантию на все виды работ с Вашими документами.

Почему доверить хранение документов компании «Архив Нева» - рациональное решение?

Вот главные причины:

• документы хранятся обезличено в коробах, промаркированных штрих-кодом. Это позволяет исключить распознание принадлежности короба конкретной организации и нежелательного доступа к информации;
• хранилище оборудовано современными системами безопасности и пожаротушения и прошло проверку на соответствие условий хранения международным стандартам хранения документов для банковской отрасли;
• мы гарантируем конфиденциальность хранения документов. Мы храним документы с грифом «Для служебного пользования», в которых содержится информация медицинского характера, нотариальные, коммерческие и банковские тайны, а также персональные данные (регистрационный номер в реестре операторов персональных данных Роскомнадзора №10-0092971);
• получить доступ к документам могут только лица, специально делегированные для этого из состава доверенных лиц предприятия, список которых ограничен и утверждается уполномоченным представителем заказчика;
• профессиональная деятельность «Архив Нева» застрахована.

По истечению сроков хранения «документов временного срока хранения», наша компания уничтожит документы в соответствии с законодательством.
Независимо от того, передаете ли вы документы в госархив или в  компанию «АРХИВ НЕВА», во время проведения этой процедуры вам потребуется заключить договор (см. выше п. 10 ст. 12 ФЗ № 125). Договорная основа подразумевает, что расходы по подготовке документов на архивное хранение полностью берет на себя ликвидируемая организация. Соответственно, в распорядительном документе ликвидационной комиссии должен быть предусмотрен пункт, касающийся расходов на хранение документов. Кроме того, в распорядительном документе ликвидационной комиссии важно прописать условие о последующем уничтожении документов организации по истечении временных сроков хранения, а также учесть связанные с этим расходы, которые впоследствии найдут отражение в вашем договоре с госархивом или профессиональной архивной компанией.
Таким образом, организация еще до фактической передачи документов ликвидационной комиссии, к которой переходят все полномочия по управлению делами, должна решить, что делать с документами компании (см. п. 3 ст. 62 Гражданского кодекса РФ).
Естественно, что передача документов ликвидируемой организации в руки ликвидационной комиссии должна быть закреплена соответствующим передаточным актом. 

Сегодня нужно принимать решения быстро и достигать результата в короткое время, предпринимая смелые и эффективные маневры. Ваши ресурсы не должны тратиться на ошибки и распыляться на задачи не связанные с основным производством. Профессиональная компания «АРХИВ НЕВА» гарантирует Вам результат в соответствии с Договором.