Задача
Целью проекта являлось выполнения нескольких задач:
- Организация учета всей проектной документации в
архивохранилище, а также установка системы,
позволяющий осуществлять управление хранимой
документацией (приём, выдача и пр.)
- Организация процесса оцифровки всех архива
проектной документации силами Заказчика
на
территории Заказчика
- Организация взаимосвязи системы учета документов
ИПС «Архив» с системой-классификатором проектной
документации Заказчика, с целью: оптимизации затрат
на определение комплекта документов, входящих в
состав запрашиваемого объекта; оптимизации затрат
на подбор документов из архива; оптимизации затрат
на создание бумажных копий документов,
запрашиваемых из архива;
- Место проведения проекта: г. Екатеринбург
Исходные данные
На территории Уралмаш храниться более 1 млн. листов проектной документации (чертежи металлоконструкций и пр.) формата от А4 до А0. Архив регулярно пополняется новыми документами.
Решение
Этап 1
На территории Заказчика в течение 1 месяца было организовано обособленное подразделение, задачей которого была оцифровка архивной документации. Совместно с Заказчиком было подобрано и закуплено необходимое сканирующее оборудование, настроены сервера, а также программное обеспечение по сканированию и индексированию проектной документации, подобраны обучены сотрудники (операторы сканирования/верификации) Заказчика для выполнения процессов штрих-кодирования, сканирования, индексирования, верификации проектной документации.
Этап 2
В течение последующих 5 месяцев была настроена система электронного архива на базе программного обеспечения ИПС «Архив». Система ИПС «Архив»:
- Осуществляет автоматическую ежедневную загрузку отсканированных/проиндексированных документов в БД (MS SQL),
- Выполняет функцию электронного архива (поиск документов, печать, выгрузка и пр.)
- Обеспечивает учет отсканированных документов относительно их мест расположения в архивохранилище Заказчика
- Предоставляет возможность заказа/выдачи документов из архивохранилища по запросам клиентов Заказчика.
- Предоставляет возможность автоматического подбора документов/чертежей, относящихся к единому заказанному объекту (за счет интеграции со справочниками с внутренней системой Заказчика)
Результат
Система, внедренная на территории Заказчика, функционирует более 4 лет. За время эксплуатации системы не было ни одного сбоя, который бы остановил работу служб Заказчика.
