При проведении процедуры ликвидации ООО «Газпром Инжиниринг» возникла необходимость передать большое количество кадровых документов (личные карточки, трудовые книжки, справки и др.). Документы были расположены в различных филиалах и офисах организации, имели разрозненную структуру хранения и нуждались в предварительной обработке.
Организация рабочего пространства и оснащение
За три месяца специалистами ООО «АРХИВ НЕВА» была организована централизованная база обработки документов в специально выделенном помещении. Были приобретены необходимые технические средства для сортировки, учета и хранения документов. Разработана инструкция по работе с кадровыми документами и утвержден регламент взаимодействия подразделений заказчика.
Автоматизированная система управления архивом
Создана автоматизированная информационная система для ведения архива, позволяющая оперативно находить нужные документы и управлять процессом выдачи. Система обеспечила надежное хранение электронных образов документов и их резервное копирование.
Готовность к передаче
Проведен полный аудит готовой документации и подписан акт готовности. Документы переданы специалистам ЦГАЛС в установленный срок.
Проект завершился успешным выполнением поставленных задач. Все кадровые документы были своевременно переданы в ЦГАЛС, информация была структурирована и доступна для дальнейшего использования. Работа ООО «АРХИВ НЕВА» получила высокую оценку руководства ООО «Газпром Инжиниринг» и контролирующих органов. Проект стал примером эффективной организации работы с большим объемом конфиденциальной информации.
