Организация электронного архива документов предприятия. Создание, обработка и поддержка

Электронный архив в Санкт-Петербурге

Создание электронного архива — сложная задача. Важно не только отсканировать документы, проиндексировать их и внести в базу. В случае необходимости некоторые данные вводятся вручную, например, если документ был поврежден в процессе хранения. Разработан удобный интерфейс, позволяющий сотрудникам быстро найти нужную информацию и переводить бумажные документы в цифровой формат сразу после их создания. При разработке электронного архива важен индивидуальный подход, так как хранение в цифровом виде подразумевает принятую в компании классификацию и регламентацию документов. Поэтому оцифровку документации с последующим созданием архива следует доверить профессионалам!

Преимущества сотрудничества с компанией «Архив Нева»

Мы готовы взять на себя всю работу по разработке электронного архива вашей компании. Мы предлагаем:

- простое управление служебной информацией;
- удобную систему поиска;
- упрощение взаимодействия с отдаленными филиалами (любой документ можно быстро найти в базе и отправить по электронной почте);
- возможность обеспечения контроля над доступом сотрудников к документации. Несанкционированное изменение документов и их утрата полностью исключены: все действия пользователей протоколируются, а резервное копирование базы позволяет обеспечить сохранность информации;
- документы в базе можно искать по любому набору атрибутов: типу, времени создания, срокам окончания хранения и т. д.

По некоторым оценкам, в организациях, где отсутствует электронная база документации, до 7,5% документов теряется, 3% создается ошибочно, а сотрудники тратят до 50% рабочего времени на поиск необходимых данных. Задача грамотного руководителя — избежать пустых трат времени и ресурсов. Электронный архив позволяет оптимизировать документооборот и поддерживать архив в идеальном порядке. Если вы хотите доверить оцифровку архивных документов профессионалам и получить структурированную, удобную, защищенную от несанкционированного доступа базу документов, то вам стоит обратить внимание на услуги компании «Архив Нева»!

Услуги электронного и бумажного архива

Архивное хранение документов 

Хранение кадровых документов
Внеофисное хранение документов
Депозитарное хранение документов
Оперативное хранение документов

еще

Услуги по сканированию 

Перевод документов в электронный вид
Поточное сканирование документов
Оцифровка медицинских карт
Широкоформатное сканирование

еще

Электронный архив 

Программа электронного архива
Электронный архив документов для банков
Электронный архив бухгалтерии
Хранение магнитных носителей информации

еще

Ввод данных 

Создание поисковых параметров
Создание специализированных баз данных и таблиц
Услуги объединения информационных таблиц и баз данных заказчика

еще

Архивная обработка документов 

Переплет документов
Упорядочение документов
Экспертиза ценности документов
Переплет бухгалтерских документов

еще

Система учета хранения 

Формирование и применение учетных карточек
Отображение в реальном времени места нахождения документов
Автоматизация выделении дел на уничтожение
Формирование различной отчетности

еще

Полезные статьи

04.08.2024 Изъятие документов: контрольный, административный и уголовный процессы. 04.04.2012г

Внеофисное хранение документов – относительно новое явление на российском рынке. Поговорим о преимуществах.

Читать полностью

04.08.2024 Организация работы архива

Архив необходим для того, чтобы своевременно принимать документы от структурных подразделений, обеспечивать их учет и сохранность, а также своевременно уничтожить документы с истекшими сроками хранения.

Читать полностью

04.08.2024

Ликвидация предприятия? Что делать с документами.

Все статьи

Почему хранение документов у нас - правильный выбор

Хранятся документы в обезличенных коробах промаркированных штрих-кодом. Зрительно распознать принадлежность короба конкретной организации и его содержимое невозможно.

Архивохранилище «Архив Нева» оборудовано современными системами безопасности и пожаротушения. Прошло проверку на соответствие условий хранения по международным стандартам банковской отрасли.

Используемый в компании метод оказания услуг гарантирует безопасность и конфиденциальность документов на всех ступенях работы, принимать на хранениеи обслуживать документы с грифом «для служебного пользования», содержащие,нотариальную, медицинскую, банковскую тайны, персональные данные (регистрационный № в реестре операторов персональных данных Роскомнадзора №10-0092971).

Доступ к документам возможен только для лиц, указанных в «Бланке разрешенного доступа», утвержденного уполномоченным лицом со стороны заказчика.

Профессиональная деятельность «Архив Нева» застрахована.

Главные вопросы

Хранение документов

Как оценить стоимость хранения документов?

Наш специалист выезжает к вам на место текущего хранения ваших документов и оценивает сроки подготовки документов к хранению и стоимость хранения

Какие документы можно сдать на хранение?

Любые бумажные документы могут быть переданы на хранение в наше хранилище

Будет быстрый доступ к документам?

Вы сможете получить любой документ из хранилища в течении 2 часов с момента обращения

Отзывы клиентов

Виктория Хлебникова

Компания помогла освободить нам огромные площади от личных дел сотрудников. Это действительно очень объемная информация, когда в компании работает более 100 тыс. людей. Мы обязаны хранить документы несколько лет, а с постоянной текучкой кадров - это огромные объемы бумажных документов. Работаем и всем советуем!

Наталья Небытова

Я работаю бухгалтером в крупной компании, и у нас регулярно возникает необходимость в архивном хранении документов. Мы выбрали компанию Архив Нева, и я хочу поделиться своим опытом работы с ними.

Прежде всего, хочу отметить профессионализм сотрудников компании. Они всегда готовы помочь разобраться в любых вопросах, связанных с архивным хранением документов, и предложить оптимальное решение для нашей компании.

Кроме того, компания Архив Нева предлагает широкий спектр услуг

по архивному хранению документов, включая их оцифровку и восстановление. Это очень удобно, так как мы можем быть уверены в сохранности наших документов и иметь к ним доступ в любое время.

Также хочу отметить, что компания Архив Нева имеет все необходимые лицензии и разрешения на осуществление деятельности по архивному хранению документов. Это гарантирует нам соблюдение всех требований законодательства и стандартов качества.

В целом, я рекомендую компанию Архив Нева всем, кто ищет надёжного партнёра для архивного хранения документов. Они действительно профессионалы своего дела и обеспечивают высокий уровень сервиса.

Владимир Седунов

Как генеральный директор, я часто сталкиваюсь с необходимостью обеспечить надёжное и долгосрочное хранение большого объёма документов нашей компании. Это критически важно для обеспечения сохранности информации, необходимой для ведения бизнеса, соблюдения требований законодательства и поддержания репутации компании.

Благодаря сотрудничеству с этой компанией я могу быть уверен в том, что все наши документы будут храниться в соответствии с законодательством и требованиями бухгалтерского

учёта. Сотрудники компании всегда готовы помочь разобраться в любых вопросах, связанных с хранением документов. Они предоставляют подробные консультации по всем аспектам архивного дела, а также помогают правильно оформить документы для передачи на хранение.

Особенно хочется отметить профессионализм сотрудников компании, их оперативность и индивидуальный подход к каждому клиенту. Благодаря этому сотрудничество с ними становится максимально комфортным и эффективным.

В целом, сотрудничество с этой компанией значительно облегчило мою работу как генерального директора. Я рекомендую её всем, кто ищет надёжного партнёра для архивного хранения своих документов.