При разработке информационно-поисковой системы «Архив» (ИПС «Архив») была учтена специфика работы архивов организаций различных отраслей и масштабов бизнеса. В основу функционирования системы заложена технология штрих-кодирования единиц хранения (дел, документов) или нанесения на них радио частотных меток (RFID).

В ИПС «Архив» можно учитывать хранение и перемещение: отдельных документов, дел, папок, коробов, целых стеллажей и другие объекты (например, рабочие места, мебель и т.д.). Благодаря этому система позволяет осуществлять автоматический поиск и подбор дел из архива с отображением реального места нахождения объекта учета (в архиве, на руках и т.д.). В отличие от существующих на рынке аналогов, преимуществами системы является: стоимость внедрения, быстрый ввод в эксплуатацию, простота использования, возможность интеграции с различными системами заказчика. После установки и внедрения, система может полностью обслуживаться силами технических специалистов заказчика.

Основные возможности системы ИПС «АРХИВ»:

• - Формирование и применение учетных карточек объекта учета (документов, дел и т.д.)
• - Детализированный учет всех возможных мест хранения документов (определение топографии архива)
• - Учет размещения по местам хранения документов в архиве (жесткая и гибкая системы)
• - Расчет резерва свободных площадей хранилища
• - Формирование заказов на предоставление дел электронных образов из архива
• - Отображение в реальном времени места нахождения документов
• - Гибкая настройка и разграничение прав доступа к информации системы
• - Автоматизация выделении дел на уничтожение
• - Контроль использования и возврата дел в архив (кто и когда брал и сроки возврата) — удаленный доступ к системе
• - Формирование различной отчетности в соответствии с потребностями заказчика
• - Контекстный поиск документов с возможностью просмотра графических образов