Хранение бухгалтерских документов в организации

Бухгалтерские документы крайне важны, ведь они отражают финансовую жизнь любой компании. Существует ряд требований к хранению бухгалтерских документов, за нарушение которых организация может быть подвергнута штрафным санкциям.

Способы хранения бухгалтерских документов

Каждый документ, оформленный в компании или полученный от контрагентов, обладает ценностью и должен быть сохранен. Проверка данных бухучета регулярно осуществляется всеми контролирующими инстанциями. Существуют законы, регламентирующим сроки и правила хранения различных документов (закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 №402-ФЗ, утвержденный перечень сроков хранения).

Как хранить бухгалтерские документы? Конечно, можно организовать собственный архив, но к нему выдвигаются требованиям, выполнить которые под силу не каждой организации. В частности, потребуется выделить отдельное узкоспециализированное помещение, которое должно быть оборудовано системами пожаротушения, дымоудаления и вентиляции. В хранилище устанавливаются специальное оборудование для хранения, оно обустраивается взломоустойчивыми дверями и охранной сигнализации. Альтернативным способом является внеофисное хранение документов, при котором привлекаются ресурсы коммерческой архивной компании.

Преимущества внеофисного хранения

Внеофисное хранение документов имеет ряд преимуществ:

• отсутствие необходимости выделять и оборудовать отдельное помещение для архива;
• архивные компании обладают всем необходимым для того, чтобы обеспечить сохранность документации и быстрый к ней доступ;
• возможно создание электронного архива, который облегчит доступ к необходимым документам, что позволит сэкономить рабочее время сотрудников;
• архивная компания может взять на себя дополнительные услуги, например, переплет документов, уничтожение документации с истекшим сроком годности и т. д.;
• благодаря сотрудничеству с архивной компанией можно избежать риска выплаты штрафов контролирующим органам;
• современные хранилища оборудованы современными системами вентиляции, пожаротушения и безопасности. Несанкционированный доступ к документам исключен.