Коммерческие архивы

Все более распространенной практикой для различных организаций становится хранение документации в частных коммерческих архивах. Государственные архивы имеют дело с документами государственных органов и предприятий, а также с материалами, имеющими научную или культурную ценность. Они не имеют право оказывать услуги коммерческим организациям. И эту задачу берут на себя частные архивы.

Оказываемые услуги

Многие организации и предприятия за годы своей деятельности накапливают огромное количество всевозможной документации. Ряд документов необходимо хранить в течение длительного времени, не допуская их повреждения, в особых условиях, соответствующих актуальным требованиям и нормативам. Если документации много, становится сложно найти нужную информацию, что приводит к нерациональному расходованию рабочего времени сотрудников. Чтобы решить эту проблему, можно воспользоваться услугами коммерческого архива.

Коммерческие архивы оказывают архивные услуги как разово, так и на постоянной основе. Последний вид деятельности носит название архивный аутосрсинг.

Почему сотрудничество с коммерческим архивом выгодно?

Выгода от сотрудничества с коммерческим архивом очевидна:

• заказчик экономит ресурсы, так как ему не надо арендовать или обустраивать помещения для хранения документов;
• в случае необходимости любой документ может быть предоставлен в минимально возможные сроки. В коммерческих архивах используется удобная система маркировки документов при помощи штрих-кодов, что позволяет сократить время на их поиск. Документы могут быть доставлены в офис курьерской службой или пересылаться в электронном виде;
• коммерческий архив обеспечивает конфиденциальность хранения документов. Доступ к ними третьих лиц невозможен.

Коммерческие архивы оказывают ряд дополнительных услуг: переплетные работы, перевод документов на бумажных носителях в электронный вид, создание электронного архива, уничтожение документов с истекшим сроком хранения и т. д.