Электронный архив АИС «РИО»

Компания Архив Нева получила эксклюзивные права на продажу АИС «РИО» и планирует развивать это направление.

Инновационная система хранения данных

Основу совершенствования архивного делопроизводства сегодня составляют уникальные программные продукты. Внедрение информационно-поисковых систем (ИПС) на примере продукта «РИО» (Распознавание, Идентификация, Определение) позволяет осуществить переход от архива бумаг к электронному архиву. Что, в свою очередь, приводит революционному сдвигу в сфере оптимизации бизнес-процессов, возникающий синергический эффект выводит компанию пользователя РИО на новый технологический уровень. Значительный рост эффективности бизнеса очень скоро приности свои плоды в виде роста прибыли предприятия.

В основе инновационного технологического процесса перехода от традиционного (бумажного) к электронному архиву лежит массовое сканирование документов с последующим присвоением каждому объекту (документу) уникального кода. Оператор программного комплекса располагает информацией о точном местонахождении любого документа в архиве, получает указания о подготовке и передаче массивов в работу. Программный комплекс интегрируется в действующие информационные системы (SAP, 1С и тому подобные).

Преимущества внедрения «РИО»:

• Прекращение риска утраты или повреждения документов;
• Исключается несанкционированный доступ к архиву;
• Экономия - время на поиск документов сокращается в 5 раз;
• Упорядоченность и структурированность хранения данных;
• Значительное повышение эффективности управления предприятием за счет кратного ускорения доступа к информации.
• Кардинальное снижение расходов, связанных с идентификацией и верификацией документов
• Сокращение низкоэффективного персонала.

Как работает система

Функциональность системы основывается на использовании вычислительных мощностей централизованной информационной среды. Оцифрованным документам автоматически присваивается уникальный идентификационный номер. В возможностях системы обработка до 100000 объектов (документов) в сутки. Информационно-поисковая система обеспечивает не только адресное хранение документов, но и масштабируемость при выполнении объемных задач. При необходимости функциональность комплекса может быть распространена на большее количество сотрудников с нормативной загрузкой о 1000000 документов в смену.

После внедрения комплекса решается основная задача системы – оперативный доступ пользователей электронного архива к необходимой информации.

Составляющие комплекса

Эффективная и бесперебойная работа комплекса обеспечивается функциональными блоками системы:

• Сервер. Хранение баз данных и их обработка;
• Кластер. Распределение задач между компьютерами и пользователями;
• Оператор. Интерфейс пользователя системы;
• Транспорт. Работа по оцифровке и отправке в архив;
• Архив и номенклатура. Ведение электронного делопроизводства;
• Уничтожение. Учет документов с истекшими сроками хранения.

Успешный опыт внедрения программного комплекса доказан на практике. В числе корпоративных заказчиков РИО компании с 25 миллионами единиц документов и Муниципальные архивы Московской области с поддержкой деятельности 20 архивов.