Преимущества электронного архива

Создание электронного архива — сложная задача. Важно не только отсканировать документы, проиндексировать их и внести в базу. В случае необходимости некоторые данные вводятся вручную, например, если документ был поврежден в процессе хранения. Разработан удобный интерфейс, позволяющий сотрудникам быстро найти нужную информацию и переводить бумажные документы в цифровой формат сразу после их создания. При разработке электронного архива важен индивидуальный подход, так как хранение в цифровом виде подразумевает принятую в компании классификацию и регламентацию документов. Поэтому оцифровку документации с последующим созданием архива следует доверить профессионалам!

Преимущества сотрудничества с компанией «Архив Нева»

Мы готовы взять на себя всю работу по разработке электронного архива вашей компании. Мы предлагаем:

  • простое управление служебной информацией;
  • удобную систему поиска;
  • упрощение взаимодействия с отдаленными филиалами (любой документ можно быстро найти в базе и отправить по электронной почте);
  • возможность обеспечения контроля над доступом сотрудников к документации. Несанкционированное изменение документов и их утрата полностью исключены: все действия пользователей протоколируются, а резервное копирование базы позволяет обеспечить сохранность информации;
  • документы в базе можно искать по любому набору атрибутов: типу, времени создания, срокам окончания хранения и т. д.

По некоторым оценкам, в организациях, где отсутствует электронная база документации, до 7,5% документов теряется, 3% создается ошибочно, а сотрудники тратят до 50% рабочего времени на поиск необходимых данных. Задача грамотного руководителя — избежать пустых трат времени и ресурсов. Электронный архив позволяет оптимизировать документооборот и поддерживать архив в идеальном порядке. Если вы хотите доверить оцифровку архивных документов профессионалам и получить структурированную, удобную, защищенную от несанкционированного доступа базу документов, то вам стоит обратить внимание на услуги компании «Архив Нева»!