Правильная организация хранения первичных документов

Первичные документы — бумажная или электронная документация, в которой описываются деловые или финансовые транзакции. Первичные документы используются для подготовки, проверки и аудита финансовой отчетности компании.

Особенности первичной документации

Первичный учетный документ необходим для оформления факта хозяйственной жизни организации. В них в обязательном порядке должны содержаться:

• название документа и дата его создания;
• наименования организации, которая составила документ;
• описание хозяйственной операции;
• величина либо денежного, либо натурального измерения хозяйственно операции;
• перечень ответственных сотрудников и их подписи.

На законодательном уровне закреплены общие рекомендации по организации первичной документации. Индивидуальные принципы каждое учреждение формирует самостоятельно.

В компании должен быть определен ответственный работник, который обязан вести архивное дело и заниматься подготовкой документации к хранению. Храниться документы должны в специально отведенном помещении, оборудованном стеллажами, сейфом для особо важных документов, а также системой противопожарной безопасности. Возможно хранение первичной документации в электронном виде, при этом информация должна группироваться по категориям и видам формуляров.

Почему стоит обратиться в компанию «Архив-Нева»?

Специалисты копании «Архив-Нева» могут взять на себя:

• подготовку документов к хранению, включая их оцифровку, логистику и маркировку;
• оцифровку архива с созданием электронной базы документов. Информация распределяется по категориям, необходимым заказчику, что облегчает поиск необходимых документов;
• уничтожение документов с истекшим сроком хранения. Уничтожение документов осуществляется при помощи современного оборудования в присутствии представителя организации заказчика, что полностью исключает попадание конфиденциальных сведений в третьи руки.

Мы гарантируем безопасность хранения документов и защиту от несанкционированного доступа. Архивохранилище оборудовано современной системой противопожарной безопасности и сигнализацией, а коробы, в которых хранятся документы, маркируются при помощи штрих-кода, по которому невозможно определить принадлежность документов к конкретной компании.

С компанией «Архив-Нева» вы можете быть уверены в конфиденциальности и безопасности документации на всех этапах работы. Мы принимаем на хранение любые документы, в том числе и имеющие гриф «для служебного пользования» и содержащие банковскую и медицинскую тайны, а также персональную информацию о сотрудниках.

Доверьте работу с первичными документами профессионалам! Позвоните, и мы с радостью ответим на все ваши вопросы.